São Paulo, Brasil

CNPJ: 30.682.847/0001-64

©2018 by MS Eventos. Todos os direitos reservados, proibida reprodução total ou parcial sem autorização.

Buscar
  • Marcely Souza

Planejando um evento

Atualizado: Jan 2


Primeiro passo para que o evento seja um sucesso é ter um bom planejamento, para isso você deve responder algumas perguntas:

  • Quais os objetivos a serem atingidos?

  • Qual o público do evento?

  • Qual o formato do evento?

  • Onde será realizado o evento?

  • Qual o investimento necessário para que o evento aconteça?

  • O evento irá precisar de ajuda pra se pagar?

  • Quais os benefícios que este evento trará para os participantes?

  • Qual a data e hora/período do evento?


A fim de te ajudar a traçar um planejamento mais eficiente vamos analisar cada uma das questões acima.


  • Quais os objetivos a serem atingidos?

Pense o que sua empresa pretende com este evento, podendo ser algumas destas opções:


  1. aumentar o mailing da empresa

  2. aproximar os clientes

  3. motivar a equipe de trabalho


Estás são algumas das opções que sua empresa pode estar querendo alcançar como objetivo, a comunicação da sua marca depende do objetivo, pois a linguagem usada para motivar a equipe não será a mesma usada para aproximar os clientes, cada opção se abre um leque de oportunidades para posicionar sua marca.


  • Qual o público do evento?

Esta questão fica fácil de responder se a anterior já tiver sido respondida, digamos que o seu evento é pra motivar a equipe de trabalho, então o seu público será os funcionários, mas pode ser de um setor especifico ou não. Digamos que uma determinada área da sua empresa precisa ser mais produtiva, o evento terá como objetivo compor elementos de motivação para está equipe específica, aqui você também já pode definir a quantidade de pessoas que estarão presentes no seu evento.


  • Qual o formato do evento?

Será um workshop, uma premiação, um treinamento, um concurso, entre outras opções. É necessário definir o formato para seguirmos para a próxima questão.


  • Onde será realizado o evento?


Será locado um espaço ou a empresa já tem o espaço para está ação? É preciso pensar na estrutura para receber estes participantes, não digo somente estrutura física do local em si, mas também no seu arredor, digamos que a empresa não comporta a quantidade de participantes e você irá precisar locar um espaço, pense na estrutura interna como som, telão, microfone, mas também pense na estrutura externa, como localização, se é de fácil acesso tanto pra quem vai de transporte publico como privado, se no período do evento terá eventos maiores próximos (isso é um ponto importante a considerar para não haver atrasos no seu evento), ou se está acontecendo obras ao redor do espaço, como será a chegada dos participantes, têm estacionamento, têm restaurante próximo para o Lunch.


Pense em todas as alternativas e possibilidades para atender não só a sua necessidade como a dos participantes.


  • Qual o investimento necessário para que o evento aconteça?

A empresa já tem uma verba destinada para investir neste evento ou irá contar com parcerias e apoiadores? Sempre pense em evento como um investimento, os eventos têm está característica de aproximar os participantes da empresa, nunca encare como um gasto, pois gasto é aquilo que sai e não volta já fazer um evento quando bem planejado traz um retorno significativo para a empresa, não é a toa que diariamente acontece vários eventos e só tende a cresce, pois é uma receita que dá certo, ainda mais em um mundo tão digital e tecnológico as pessoas tem nós eventos uma forma de aproximação com a marca da empresa.


  • O evento irá precisar de ajuda pra se pagar?

Hoje temos dois formatos para os eventos corporativos: os eventos pagos e os gratuitos. Nem sempre a empresa tem disponibilidade em caixa para sustentar todo o projeto (financeiramente falando), mas saiba que você pode contar com parceiros, apoiadores e até patrocinadores, que podem ser antigos, atuais ou novos. Outro formato que não é tão explorado é a realização de eventos por meio de “vaquinha”, ou seja, várias pessoas contribuem por uma causa maior para a realização do evento.


Todo evento precisa ter uma planilha de custos, dividido por itens a serem contratados, mesmo que um determinado item receba um apoio ou parceria ou patrocínio, mas é preciso especificar isso na planilha, pois com ela você terá a dimensão do investimento que está sendo feito.


  • Quais os benefícios que este evento trará para os participantes?


Pensando em um evento para aumentar o mailing da empresa, pense nos benefícios que irão atrair o seu público, seja por meio de conteúdo, curadoria, ou influencer. Neste caso, você terá que pensar como está pessoa pensa, daí o termo tão usado Persona, que é identificar o que está pessoa que é real vê, lê, assiste, ouve e com quem interage, elimine o formato antigo de pensar no público alvo, pense na Persona que consumirá o seu evento.


  • Qual a data e hora/período do evento?


Com o formato em mente, pense no dia que irá realizar se na semana têm algum feriado, se a data é próxima a algum evento maior que poderá concorrer com o seu público (sendo que tudo depende da estratégia traçada, às vezes o objetivo é justamente realizar o evento próximo a outro maior, aproveitando a ida deste participante). O evento será matutino, vespertino, noturno ou integral, qual dia da semana é mais interessante viabilizar o projeto, pense em cada detalhe, as alternativas poderão colaborar ou não com o resultado final, mas é importante ter as opções já expostas.


Com as resposta em mão, você terá base para avançar pra próxima etapa, identificar quais ações ou medidas que serão tomadas.


Pergunta extra:

  • Quais os caminhos a percorrer até a realização do evento?


Aqui é a hora de traçar metas para os objetivos, a metodologia conhecida como OKR, nesta fase o projeto pode ser volátil para atingir as metas traçadas ou então readequar conforme as necessidades que forem surgindo.


Tenha um plano B, ou seja, uma segunda opção para os possíveis contratempos que podem surgir, imagine que você locou um espaço e ele não oferece na estrutura um gerador de energia, seu evento já está programado pra acontecer e o espaço te notifica que durante o período do seu evento a companhia de energia estará fazendo manutenção, é possível remarcar a data? Ou é melhor incluir o custo de um gerador na planilha financeira?


Não se engane pensando que não poderá surgir contratempos, ter um plano B não significa que seu projeto foi mal planejado, pelo contrário é uma precaução que você está tomando para que tudo ocorra de maneira satisfatória.


Coloque tudo no papel, um dos erros que mais observo quando estou produzindo um evento é que ele está bem claro na cabeça do cliente, porém ele não externa isso e consequentemente ficam sem conexão com o objetivo que ele traçou.


A produtora de eventos precisa saber de tudo que você tem em mente, as surpresas do evento você deve deixar para os participantes, não para a produção, somos sua aliada para fazer o seu projeto ser bem sucedido.

Até a próxima!

10 visualizações